その在宅勤務は大丈夫?

 

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昔の仕事の話です。

スーパーマーケットで仕事のできる主任は、自分で作業はしないで、作業場の掃除ばかりしていると言われました。

スーパーの主任であれば、どれだけ上手に刺身を造れるか、陳列を上手に出来るか、宣伝POPを書けるか、など技術的な能力が求められるのももちろんなんですが。
掃除ばかりしているなんて生産性から考えたら、一番賃金の高い人が一番仕事をしていないように思えますよね。

しかし仕事のできる主任さんは、社員さんやパートさんがどうしたら仕事がはかどるか、どうすれば質の良い仕事が出来るか、どうすれば一緒にいる人が成長できるか、など考えて仕事の環境を整えることをしているのです。
新型コロナウィルス感染症の影響により、Stay Homeということで在宅勤務を行う場合が増えました。

私の事務所においても、職員は週に2日だけ出勤して3日は在宅勤務をお願いしています。

見えないウィルスから守るためには外部との接触を減らな避ければなりませんし、特にお子さんがいる家庭では学校が休校になり、保育園についても自粛を要請されるなど、通勤しにくい状況が発生しています。

そこで在宅勤務ということになるわけですが、弊所の場合には小さなお子さんがいる職員から優先して在宅勤務を開始しました。

結果として完全に在宅勤務体制を整えるまでには4月8日の緊急事態宣言から数日を経なければなりませんでした。

在宅勤務を行うためには、仕事の環境を整備しなければならない事情があったからです。
社会保険労務士の仕事は個人情報を扱う仕事です。

そのため個人情報の保護については徹底した管理を行っています。
特にマイナンバー制度が開始される際に、仕事の流れを見直しし、統一した運用を行うことが出来るようにプライバシーマークを取得しています。
また職員では一番在籍年数の多い一條が、4年前に配偶者の仕事の関係で横浜離れることになり、在宅勤務を始めています。

ほんの数名の事務所で在宅勤務が出来るのかどうかについては、本人の努力と事務所の職員のフォローが無ければ出来ないことでした。

でもこんな零細事務所であっても在宅勤務が出来ることが、将来への社会実験だ、と一條とは良く話したものです。
この経験が今回の新型コロナウィルス感染症の騒動に活かすことが出来ています。
ではどのようにしているか。

仕事の環境としてはパソコンと電話が必須です。

そのため全員にノートパソコンと携帯電話を貸与しました。

パソコンで業務を行うためには、VPNという仕組みで事務所内のサーバーに接続をして、サーバー内部のシステムを操作します。

また関与先様の資料等もサーバー内部に関与先様毎にフォルダを設けて管理します。

パソコンに付属するハードディスクにはデータは残さないで、全てサーバーに記録するようにしております。

パソコンにはそのための必要な設定が色々と有りますので、本体の手配以上に設定に時間を要していました。

関与先様さまとの情報のやり取りはグループウェアで行いますので、機密性が高く、誤送信のリスクも格段に少なくなります。

グループウェアのご利用が無い場合でメールのやり取りをする場合にはWEBメールにして、添付ファイルは直接添付しないでサーバーからダウンロードする仕組みにしています。

電話についても個人所有の携帯は使わせないように、人数分確保して貸与しています。

日常的な勤怠はグループウェアで行うのに加えて始業終業時に必ず電話連絡を行うようにし、日報による業務報告も必ず行うようにしています。

一番大事なこととしては、個人情報の漏洩リスクとして非常に大きいのが印刷物の取り扱いですので、在宅においては印刷をしてはいけないルールにしています。

手続でどうしても印刷しなければならない急ぎの郵送物等がある場合には、事務所に出ている職員がフォローすることにしています。
以上を行うことで在宅でも個人情報を適正に取り扱うことが出来る体制を整えたうえで、職員には在宅でのお仕事をお願いしています。

実際にはお子さんもいる中で、業務を行うことは非常に苦労も多いと思いますが、少しでもお仕事を安心して行う環境整備が出来ればなと思っております。
このところテレワーク規程や在宅勤務規程のお手伝いをする機会が増えています。

皆様の業務内容として顧客情報、営業情報、機密情報、個人情報などを扱う仕事が有るはずです。

ネットやテレビ新聞などでは在宅勤務が出来ないことは悪である、という論調が目立っていますが、本当にその在宅勤務は安全ですか?

緊急事態が突然やってきましたので、慌てて個人所有のパソコンを使い、自宅のプリンターで印刷可能な運用をしている事例も多いと思います。

しかし情報保護の観点から言えば、そうやすやすと在宅勤務を行える状態では無いと思いますし、取引先から在宅勤務時の情報管理について確認させてほしいと言われ、自信をもって答えられるかという問題があるでしょう。

恐らく在宅勤務はアフターコロナでも日常的に行われる可能性が高いと思います。

今一度、在宅勤務の体制を確認しないと、リスクが高い状態を放置することになりかねませんので、気をつけたいものですね。
在宅勤務主体になっていますが、出勤してくる職員がふと漏らす言葉に、この椅子って疲れないなぁ、とかモニターが2画面あるって便利だよね、って言ってくれます。

これも環境を整える立場からすると、心中にやりとしたくなる言葉です。

それだけ仕事をしやすい環境を心がけているんだよって。
さて、そもそもうちの事務所が在宅勤務を始めるきっかけになった一條が、都内に転居し、事務所に出社することになりました。

本当は5月から復帰の予定でしたが、お子さんの保育園等の関係で、緊急事態宣言明けになりますが、在宅勤務と育児休業を乗り越えて職場に復帰する日が待ち遠しいこの頃です。

 

荒木

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