皆さんこんにちは。
社会保険労務士事務所みらいの小池です。
やっと暑さが和らいできたかと思ったら、台風が迫っていますね。
この週末は3連休なのに、土曜、日曜は台風の影響をかなり受けそうですね。
12日、13日に予定されていた様々なイベントも、中止が決定したものがあるようです。
神奈川県でラグビーの日本戦の予定もありますが、こちらはどうなるのでしょうか。
先月の台風15号の際も、かなりの雨風で恐ろしさを感じたのですが、
今回の19号はそれ以上だとか。
鉄道の計画運休も検討されているそうですので、
連休前半は不要不急の外出は避けるのがよさそうですね。
これが1週間ズレていたら、10月22日の即位礼正殿の儀にも
影響が出ていたかもしれませんね。
22日の前後では大規模な交通規制が行われるようですので、
こちらも注意が必要ですね。
さて、今回はしてみましたシリーズの第3弾、就業規則の電子申請です。
就業規則の届出（作成、変更）についても、
以前は控えが発行されなかったのですが、
こちらも36協定と同様に控えが発行されるようになりました。
これにより、就業規則を紙に印刷し、
労働基準監督署に送付する必要がなくなります。
営業所ごとに管轄の労働基準監督署が異なる場合は、
その分、就業規則等の規程を印刷しなければならず、
手間もコストもかかっていました。
その点、電子申請ですと、PDFやWordなどのデータ添付で届け出ることができるので、
印刷するといった手間が省けます。
就業規則の電子申請ですが、
事業所（本社、支店、営業所など）ごとに届け出るパターンと、
本社で一括して届出るパターンがあります。
本社で一括して届出る場合は、本社とその他の事業所で、
同様の就業規則を使用する場合に行えます。
本社以外の事業所が複数個所ある場合は、本社一括での届出がおすすめですね。
まずは事業所ごとに届け出るパターンです。
就業規則届に必要事項を入力します。
まず、届け出る日付と、所轄の労働基準監督署の名称を記載し、
初めての届出（作成）なのか、変更なのかを選びます。
次に届出る事業場の名称、使用者の職氏名（普通は代表取締役ですね）、
所在地、電話番号、業種、（届け出る事業場の）労働者数、
労働保険番号を記載します。
労働保険番号を記載しなければいけないので、
その事業場で労働保険を成立させておかなければなりません。
継続事業で、本社等に一括する手続きをされている場合は、
一括の親となっている本社等の労働保険番号と、
届け出る事業場の整理番号を記載する必要があります。
不明な場合は、一括の親となっている事業場の管轄労働基準監督署に請求して、
一覧を取り寄せることが可能です。
（「労働保険継続事業一括認可等確認照会票」という書類を
管轄労働基準監督署に送付して、必要な一覧を取り寄せます。）
最後に届出が本社一括なのか、否かを選び、
届け出る就業規則等のファイル形式を選びます。
次に届け出る就業規則に対する、従業員代表の意見書を作成します。
意見書は原本のスキャンデータの添付を求められます。
ですので、従業員代表（管理監督者以外）の方に紙で意見書を貰い、
その内容を転記します。
意見書まで記載が終わったら、意見書原本のスキャンデータ、
届け出る就業規則等の規程のデータを添付して届出します。
届出後、翌日ぐらいには以下のような届出控えが発行されます。
こちらの控えと意見書の原本と就業規則等の届け出た規程を事業場に備え付けて、
周知していただくことになります。
本社一括で届出をする場合は、本社の所轄労働基準監督署に届出します。
上記の就業規則届作成後に、意見書を届出する事業場分作成します。
その後、就業規則一括届出事業場一覧に本社含め、
一括で届出する事業場の名所、所在地、電話番号、業種、労働者数、
管轄労働局、所轄労働基準監督署長名、労働保険番号と整理番号を
記入し、届け出ます。
各事業場ごとに届ける場合は、事業場数分、手続きが必要なのですが、
一括で届出ができる場合は、一度の届出で完了するので、
手間が省けますね。（一覧の入力は少しだけ手間ですけど。）
こちらも届出後、一覧の控えも発行されますので、
一覧の控え、意見書の原本、就業規則等の規程を各事業場に備え付け、
周知することとなります。
このように、行政手続きもどんどんペーパーレス化が進んで来ています。
この動きは今後もさらに進んでいくんでしょうね。
個人的には、健康保険関連（協会けんぽ、健康保険組合ともに）の手続きも、
電子で完結できるようになると良いと思っています。
（取得、喪失、扶養の追加等は電子でできるものもありますが、
保険証の再発行、限度額適用認定などは今でも紙での手続きですからね。）
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