楽々に年休を管理する方法

年休

働き方改革に伴う法律改正の中で、全ての事業者が一番近々に対応しなければならない のは、年次有給休暇(以下:年休)の年5日の消化義務です。

このことについては結構しつこくコラムでも取り上げていますが、では実務で年休をど う管理すれば良いのかという問題があります。

年休の管理については、取得が頻繁に行われている事業所については既に何らかの方法 を取っていると思います。

しかし一般的に年休の管理ってどうやっているのでしょうね?

正直管理なんてしていないって会社、多くないですか?

正社員はしているけど、パートさんはやっていない、なんて待遇で管理方法が違う場合 。

年休取りたいって言われたら、慌てて入社日調べ、勤続年数から日数を数える。

勤続年数は長くって、年休は滅多に取ることない会社だから、管理はしていない。

ここまではあり得ないレベルのように思えるけど、結構有るかなってレベルです。
紙で年休の申請を行ってもらって、個人別台帳を紙で行う方法。

これも有りですが、抜け落ちが多くなってしまいます。
でも結構多いパターンです。

チョット上級になると、エクセルで勤続年数や付与日、付与日数を自動で計算できるよ うに関数を入れて、管理する方法。

でも結局は入力の手間があるので非常に厄介。
年休の取得が今まではそれほど多くなかったし、取得する人が限定されている例が多くありました。

ところが来年4月からは、年に10日以上の年休を付与される人の全ての方を対象に、
年に5日は年休を消化させなければなりません。
9月18日のブログを参照してください https://goo.gl/KpcbRY

ですから今までのように一部の人だけ注意しておけば大丈夫なんてことは通用しません 。

すべての従業員の年休をしっかり管理しなければならないということになります。
それに加えてなんですが、この年休の管理が義務化になっているのをご存知ですか?

実は働き方改革関連法の政令として以下の内容が盛り込まれています。

◯ 使用者は、新労基法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたとき
は、時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類(以下「年次有給休暇管理
簿」という。)を作成しなければならないこととすること。

使用者は、年次有給休暇管理簿を、労働基準法施行規則第53条による労働者名簿及び
同令第55条による賃金台帳とあわせて調製することができることとすること。

そしてこの管理簿を3年間保存しなければならないとされました。
ですから今までのようにテキトーな管理の仕方をしている場合には、完全にアウトな訳
で、どうやったら管理簿を作成し、管理できるかという問題になるわけです。
「そうか、年休の管理簿って賃金台帳に記載すればいいんだ。
うちの会社が使っている給与ソフトを使えば大丈夫だね。」
確かに給与計算ソフトにも年休を管理する機能がありますが、取得したかどうかについ
ては結局手入力をしなければなりません。

記録をすることは出来ても、非常に手間のかかる管理であることは間違いありません。

ではどうする?

ということでお勧めしているのが、勤怠管理システムです。

弊所ではデジジャパン社の「タッチオンタイム」というシステムを推奨し、導入のお手
伝いをしています。
https://www.kintaisystem.com/
これはクラウドを利用するシステムなので、ソフトを購入する必要がありません。

ソフトは買うものではなく利用するもの、といった考えかたですので導入時の負担が軽
いのが特徴です。
またシステムの設定が非常に柔軟に出来ているので、会社の時間管理に合わせて設定を
することが出来ます。

もちろん勤怠管理ですから、労働時間を管理することを第一の目的です。

原則はレコーダーにICカードをタッチするか、パソコンで入退社を記録します。

外回りのお仕事をする建設関係や営業職の場合には、現場や直行先にてスマホで出勤の
記録をすると、GPSにより自動で住所が記録されます。

管理者はネットがつながる環境であれば、どこでも、リアルタイムに勤怠状況を把握で
きますし、締めた後はCVSデータとして保存が可能です。
このシステムに年休の取得申請の機能があるので、申請を承認していくだけで年休の管
理についても楽々に管理することが可能です。
https://www.kintaisystem.com/tot/tot_function/vacation

年休の取得を促進する方法に、時間年休という一時間単位での年休を取得する方法があ
るのですが、このシステムを使うことで時間年休の導入が簡単に出来ます。

何も特別なことをしなくても、勤怠管理をシステム化するだけで、年休の管理が出来て
しまうのですからこんな楽なことはありません。

そして何より、会社として年休の取得を促進する体制を整えることが出来るのですから
、従業員に対しても働きやすい会社をアピールすることが出来ます。

管理の体制を整えないと、年休の取得促進、年5日の消化義務に対応は難しいですね。
そんな訳も有って勤怠管理システムをご紹介することが非常に増えています。

先日も講演した際に、どうすれば勤怠管理がしやすいかということで、システムに関するご
相談がとても多くありました。

皆さん法律改正の内容については判ってきていますが、じゃあどうすれば管理出来て、
対応実現が出来るのかな、ということに困っています。

是非勤怠管理システムで年休の楽々管理を目指してみませんか?

 

荒木

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横浜の賃金制度・人事 ・労務管理は株式会社ヒューマンリソースみらい

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